VoIP چیست؟

سیستم تلفنی VoIP مدیریت تماس را برای شما فراهم می کند.مدیریت به این معنی که می توانید توزیع تماس داشته باشید مثلا کارمندانی که کمترین پاسخ گویی را داشته اند به تماس ها جواب دهند.یا می توانید با استفاده از سیستم تلفنی VoIP در زمان های تعطیلی یا خارج از ساعت اداری ، تماس ها به شماره موبایلی دایورت شوند یا پیام خاصی برای مشتریان پخش شود. یا می توانید تمامی مکالمات را ضبط کنید و در مرورگر به تماس های ضبط شده دسترسی داشته باشید.

از دیگر امکانات کاربردی سیستم تلفن VoIP می توان به پاسخ دهی تماس روی موبایل اشاره کرد مثلا زمانی که خارج از شرکت یا کشور باشید با استفاده از اینترنت و بدون هزینه مخابراتی می توانید به تماس های داخل ایران جواب دهید.می توان این ویژگی را گسترش داد و اگر دفتری در خارج از کشور داشته باشید با دفتر ایران از طریق اینترنت تماس بگیرید.

ویژگی کاربردی بعدی را می توان نظرسنجی در انتهای مکالمه نام برد.شرکت ها برای ارائه خدمات با کیفیت نیاز به بررسی عملکرد کارکنان با مشتریان دارند.با نظرسنجی در انتهای مکالمه و امتیاز دادن به شیوه پاسخ گویی کارکنان می توان بصورت دقیق عملکرد کارکنان را زیر نظر داشت.حتی می توان مکالمه ضبط شده ی کارمندی که امتیاز پایینی دریافت کرده را برای مدیران ایمیل کرد.

ویژگی بسیار کاربردی برای هر مدیری نیاز به گزارش دقیق از تماس های شرکت است.مثلا بداند هر کارمند چه تعداد تماس ورودی یا خروجی داشته و مدت زمان تماس ها چه میزان بوده است.حتی می تواند بررسی کند که یک کارمند با چه شماره هایی بیشتر تماس داشته و یا چه شماره هایی بیشتر با او تماس گرفته اند.

سیستم تلفنی VoIP در آژانس مسافرتی

در آژانس های مسافرتی قطعا نیاز به اینکه مشتری اولین تماس را با چه کانتری داشته بسیار مهم است و اینکه در تماس بعدی بصورت خودکار به او متصل شود بسیار کاربردی خواهد بود.

تا این قسمت در مورد ویژگی های کاربردی و هیجان انگیز  VoIP صحبت کردیم.در ادامه در مورد این فناوری کمی ریز می شویم و دوباره سراغ امکانات دیگر آن می رویم.

VoIP امکان برقراری تماس از طریق Softphone ، IP Phone یا مرورگرها را فراهم می کند. سیستم تلفنی VoIP یک فناوری کاربردی برای  مشاغل و حتی کاربران خانگی است. VoIP مخفف Voice Over Internet Protocol   یا Voice Over IP به معنی صدا روی پروتکل شبکه است.این شبکه می تواند  یا LAN باشد یا WAN. سیستم تلفنی VoIP سیگنال صدا را از طریق نرم افزار Codec به پکت های دیجیتال تبدیل کرده و سپس آن را در شبکه ارسال می کند و در سمت مقابل دوباره پکت های دیجیتال به سیگنال صدا (آنالوگ) تبدیل می شوند. 

سیستم VoIP فناوری های ارتباطی(ارتباطات صوتی ، تصویری ، متنی) را بصورت یکپارچه ادغام می کند و  برای سازمان هایی که از برنامه های مختلف برای این منظور استفاده می کنند بسیار مفید و کاربردی خواهد بود. 

امکانات VoIP

• منوی صوتی (IVR)

با استفاده از IVR در VoIP می توانید برای مشتری خود فایل صوتی از قبل ضبط شده را پخش کنید و او را به قسمت مورد نظر هدایت نمایید.مثلا “با سلام برای بخش فروش عدد 1 بخش پشتیبانی عدد 2 را وارد نمایید.”

• صندوق صوتی(Voice Mail)

صندوق صوتی در VoIP  این امکان را به شما می دهد در صورتی که قادر به پاسخ گویی نباشید امکان قرار دادن پیام صوتی برای شما وجود داشته باشد این پیام هم میتواند به ایمیل هم فرستاده شود.

• ضبط مکالمات

ضبط مکالمات برای ارائه کیفیت بهتر سرویس و خدمات به مشتریان

• عدم محدودیت در تعداد داخلی ها

• عدم نیاز به سیم کشی مجزا 

• گزارش گیری

گزارش گیری از تمامی تماس ها وجود دارد و می توانید به صورت فایل اکسل یا pdf گزارش ها را تهیه کنید.

• فکس

در VoIP می توانید فکس را بصورت نرم افزاری داشته باشید و بصورت web base در مرورگر خود آن را مدیریت کنید(ارسال و دریافت).

• صف انتظار

صف انتظار در VoIP به این معنی که اگر مشتری تماس بگیرد و تمام منشی ها در حال مکالمه باشند تماس گیرنده وارد صف انتظار خواهد شد و آهنگی برای او پخش می شود و یا می توان پیامی مبنی اینکه"از صبر و بردباری شما متشکریم " برای او پخش کرد تا زمانی که یکی از منشی ها آزاد شده و به تماس او پاسخ دهند.

• تماس تصویری

با استفاده از تلفن های سخت افزاری و یا نرم افزاری که بروی کامیپوتر نصب می شوند می توان تماس های تصویری داشت.

• کنفرانس های صوتی

کنفرانس صوتی چند طرفه

• مانیتورینگ

مانیتور داخلی های آزاد و در حال مکالمه

• شنود مکالمات

• حذف هزینه های مخابراتی

زمانیکه دارای دو دفتر یا شعبه هستید و برای ارتباط باهم از خطوط مخابراتی استفاده می کنید می توانید مراکز خود را از طریق شبکه متصل کرده و  بصورت داخلی به داخلی تماس داشته باشید و تمامی هزینه های مخابراتی را حذف نمایید.

• انتقال خط(hotline)

در صورتی یک کارخانه در نقطه دوری از شهر باشد که امکان کشیدن خط شهری در آنجا وجود نداشته باشد می توانید بوسیله انتقال خط از خطوط شهری در دفتر اصلی در کارخانه استفاده کنید.

• پیجینگ

دستگاه های های paging سخت افزاری آنالوگ را می توان با مبدل در سیستم تلفنی VoIP استفاده کنید.همچنین در VoIP ، پیجینگ نرم افزاری وجود دارد که می توان از آن هم استفاده کرد.

• صرافی ها

صرافی ها می توانند اعلام نرخ ارز و سکه را به صورت تلفنی و خودکار از طریق VoIP پیاده سازی کنند.

• نظرسنجی

می توانید در انتهای مکالمه از مشتری نظرسنجی کنید.مثلا از مشتری بخواهید به کیفیت پاسخگویی امتیازی دهد.

• سیستم پرسش و پاسخ

می توان سیستم تیکتینگ را با VoIP پیاده سازی کرد. مثلا مشتری بعد از تماس گرفتن ،سوال خود را مطرح می کند و در همین حال صدای او ضبط خواهد شد. پس از شنیدن آن می توان جواب را ضبط کرد و در سیستم وارد کرد.مشتری در تماس مجدد خود می تواند جواب را بشنود.

• طراحی تماس های تبلیغاتی صوتی خودکار